O valor dos aluguéis comerciais subiu 8% em 2024, segundo o índice FipeZAP.

Esse índice acompanha o custo de locação de salas de até 200 m² em 11 capitais brasileiras.

A taxa supera a inflação do mesmo período, estimada em 4,83%.

Esse movimento ocorre com a volta de muitas empresas ao modelo presencial.

Além disso, há aumento da procura por espaços maiores, bem localizados e com infraestrutura adequada.

Essas exigências envolvem áreas de circulação mais amplas, sistemas de ventilação e acessibilidade para os trabalhadores.

No entanto, a retomada das atividades presenciais acontece após anos de redução no espaço físico.

Durante a pandemia, muitas empresas diminuíram ou encerraram contratos de locação.

Agora, com a necessidade de realocar os funcionários, há um impasse.

Negociar novos contratos pode representar um custo ainda mais alto.

Por isso, uma das alternativas adotadas tem sido a reorganização dos espaços já existentes.

Nesse processo, muitas empresas têm optado por eliminar arquivos físicos dos escritórios.

Empresas buscam alternativas para liberar espaço

Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), de 10% a 30% da área de um escritório é usada para armazenar documentos.

Diante disso, cresce o número de empresas que transferem seus arquivos para estruturas externas.

Embora muitas organizações tenham iniciado a digitalização durante a pandemia, ainda é comum manter arquivos físicos em grandes volumes.

Por esse motivo, a demanda por serviços especializados de guarda documental segue em alta.

Essas empresas oferecem digitalização, armazenamento e organização de documentos.

Além disso, garantem segurança, acessibilidade e cumprimento de normas legais.

A terceirização ajuda a reduzir o custo com manutenção de arquivos internos.

Também melhora a eficiência no acesso às informações e evita perdas por danos físicos.

Digitalização traz vantagem frente ao aumento dos aluguéis

Segundo Inon Neves, vice-presidente da Access, liberar espaço com a retirada dos arquivos físicos é uma estratégia de contenção de custos.

Com a digitalização, documentos ficam centralizados em plataformas seguras e com acesso remoto.

Esse processo evita riscos como incêndios, enchentes ou furtos.

Além disso, contribui para reduzir a área ocupada pela empresa.

Com menos espaço necessário, é possível negociar contratos de aluguel mais econômicos.

Essa redução é relevante em um contexto de preços elevados no mercado imobiliário corporativo.

Terceirização também apoia a conformidade legal

Outro ponto importante é o cumprimento da legislação.

A entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) aumentou a responsabilidade das empresas com a guarda de documentos.

Nesse cenário, fornecedores especializados ajudam a manter a conformidade.

Eles oferecem controle de acesso, armazenamento seguro e gestão organizada do acervo.

Além disso, muitos serviços incluem digitalização e disponibilização dos arquivos em nuvem.

Dessa forma, os documentos ficam acessíveis e protegidos, com rastreabilidade e auditoria.

Com os custos de aluguel em alta, a terceirização da guarda de documentos oferece uma alternativa viável.

Ela reduz a necessidade de expansão física dos escritórios e melhora a gestão interna da informação.